Was ist ein Rapportzettel?
Der Rapportzettel – je nach Region auch Tagesrapport, Arbeitsbericht, Stundenlohnzettel oder Regiebericht – ist der Leistungsnachweis eines Handwerksbetriebs gegenüber dem Auftraggeber. Er hält fest, wer an welchem Tag wie lange beim Kunden war, welches Material verbraucht wurde und was genau gemacht wurde. Mit der Unterschrift bestätigt der Auftraggeber diese Angaben. Aus dem Rapportzettel wird später die Rechnung.
Vom Stundenzettel unterscheidet er sich im Zweck: Der Stundenzettel dokumentiert die Arbeitszeit eines Mitarbeiters für die Lohnabrechnung, der Rapportzettel die Leistung für einen bestimmten Kunden und Auftrag. Viele Betriebe erledigen beides mit demselben Formular – dann müssen aber auch beide Zwecke darauf passen.
Was auf einen Rapportzettel gehört
Eine gesetzliche Pflichtliste gibt es nicht. In der Praxis – und wenn es später um eine strittige Rechnung geht – brauchen Sie diese Angaben:
| Angabe | Warum |
|---|---|
| Betrieb, Auftraggeber, Baustelle, Auftrags-Nr. | Ordnet den Rapport eindeutig einem Auftrag und einer Rechnung zu. |
| Datum und Rapport-Nr. | Ein Rapport pro Tag und Einsatz, fortlaufend nummeriert – so fällt ein fehlender Zettel auf. |
| Mitarbeiter mit Beginn, Ende, Pause | Grundlage für abrechenbare Stunden; die Pausen müssen zum Arbeitszeitgesetz passen. |
| Fahrzeit getrennt | Wenn Sie Fahrzeit gesondert berechnen, muss sie für den Kunden erkennbar sein. |
| Ausgeführte Arbeiten | Was, wo, wie viel – so konkret, dass ein Dritter es nachvollziehen kann. |
| Material mit Menge und Einheit | Vergessenes Material ist verlorener Umsatz. Menge ohne Einheit ist wertlos. |
| Art der Leistung | Auftragsleistung, Regiearbeit oder Nacharbeit – entscheidet, ob und wie abgerechnet wird. |
| Besonderheiten und Behinderungen | Feuchter Untergrund, fehlende Vorleistung, Wartezeit: hier steht, warum es länger gedauert hat. |
| Unterschrift beider Seiten | Erst mit der Unterschrift des Auftraggebers wird aus der Notiz ein Nachweis. |
So füllen Sie den Rapportzettel richtig aus
- Am selben Tag ausfüllen. Wer am Freitag die ganze Woche nachträgt, schätzt – und Schätzungen werden am ehesten bestritten.
- Konkret beschreiben. Statt „Boden gemacht“ lieber „Wohnzimmer EG: Teppich entfernt, Untergrund gespachtelt, 38 m² Vinyl verlegt, Sockelleisten folgen“.
- Mengen mit Einheit. „2 Sack Spachtelmasse à 25 kg“, nicht „Spachtel“.
- Regie kennzeichnen. Arbeiten außerhalb des Angebots als Regie- oder Stundenlohnarbeit ankreuzen – und vorher mit dem Kunden absprechen. Mehr dazu unter Regiebericht.
- Vor Ort unterschreiben lassen. Eine Woche später erinnert sich niemand mehr gern an 40 Minuten Wartezeit.
- Kopie an den Kunden. Wer seinen Rapport sofort bekommt, hat weniger Fragen zur Rechnung.
Die fünf häufigsten Fehler
- Unleserliche Handschrift – das Büro rät, der Kunde fragt nach.
- Keine Unterschrift des Auftraggebers, weil er gerade nicht da war.
- Material vergessen, weil es am Abend niemand mehr nachträgt.
- Ein Sammelzettel für mehrere Tage statt ein Rapport pro Tag.
- Der Zettel geht im Transporter verloren oder kommt erst nach Tagen im Büro an.
Papier oder digital?
Die Vorlage ist ein guter Anfang, wenn Sie heute noch ohne festes Formular arbeiten. Die Fehler oben bleiben aber Papierfehler: Ein Zettel kann nicht nachfragen, ob das Material fehlt, und er reist nicht von allein ins Büro. Genau dafür gibt es den digitalen Tagesrapport: dieselben Felder am iPad, Material aus Ihrer eigenen Liste, Unterschrift mit dem Finger und das fertige PDF eine Minute später im Büro-Postfach. Was eine Rapportzettel-App können sollte, haben wir hier zusammengestellt.
| Rapportzettel auf Papier | Tagesrapport am iPad | |
|---|---|---|
| Im Büro | am nächsten Tag oder später | eine Minute nach dem Senden |
| Lesbarkeit | je nach Handschrift | immer, als PDF |
| Material | Freitext, oft vergessen | aus Ihrer Liste angetippt |
| Beschreibung | Stichworte | KI macht aus Stichworten ganze Sätze |
| Fotos | getrennt am Handy | bis zu 12 Fotos im selben PDF |
| Abtippen | ja | nein |
Häufige Fragen
Darf ich die Vorlage mit meinem Logo verwenden?
Ja. Die Vorlage ist frei verwendbar, auch für Ihren Betrieb mit eigenem Logo. Sie können sie ausdrucken, am PC ausfüllen oder als Grundlage für Ihr eigenes Formular nehmen.
Muss der Kunde den Rapportzettel unterschreiben?
Eine allgemeine Pflicht gibt es nicht, aber ohne Unterschrift ist der Rapport nur Ihre eigene Notiz. Bei Stundenlohnarbeiten nach VOB/B gibt der Auftraggeber die Stundenlohnzettel bescheinigt zurück; unterschreibt er gleich vor Ort, ist dieser Schritt schon erledigt.
Wie lange muss ich Rapportzettel aufbewahren?
Wird der Rapport Grundlage einer Rechnung, gehört er zu den Buchungsunterlagen. Für Buchungsbelege gilt in Deutschland seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren, für Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre. Welche Frist für Ihre Unterlagen gilt, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
Gibt es die Vorlage auch als Excel oder Word?
Die Vorlage ist ein ausfüllbares PDF – das lässt sich am PC ausfüllen, ohne dass sich das Layout verschiebt. Wer Rapporte ohnehin am Rechner schreibt, spart mit einer App noch einen Schritt mehr: dann entsteht das PDF direkt beim Kunden.
Was ist der Unterschied zwischen Rapportzettel und Regiebericht?
Der Rapportzettel dokumentiert jeden Einsatz. Der Regiebericht ist ein Rapport speziell für Regie- oder Stundenlohnarbeiten – Leistungen, die nicht im Angebot stehen und nach Aufwand abgerechnet werden. Dafür gelten nach VOB/B und ÖNORM B 2110 besondere Regeln.