Die fünf Dokumente im Überblick
| Dokument | Wer führt es? | Was steht drin? | Wofür? |
|---|---|---|---|
| Bautagebuch | Bauleitung, Architekt | Wetter, anwesende Gewerke, Ereignisse, Anordnungen, Behinderungen | Gesamten Bauablauf dokumentieren |
| Bautagesbericht | Ausführender Betrieb, wenn vereinbart | Personal, Geräte, Leistungsstand, Behinderungen des eigenen Gewerks | Eigenen Bauablauf belegen, oft vertraglich verlangt |
| Rapportzettel / Tagesrapport | Monteur des Betriebs | Zeiten je Mitarbeiter, Material, Beschreibung, Unterschrift des Kunden | Leistung belegen, Grundlage der Rechnung |
| Regiebericht / Stundenlohnzettel | Monteur des Betriebs | Wie Rapport, plus wer die Zusatzarbeit angeordnet hat | Arbeiten nach Aufwand abrechnen |
| Lieferschein | Lieferant oder Betrieb | Gelieferte Ware und Menge | Lieferung belegen – nicht den Einbau |
Das Bautagebuch
Das Bautagebuch ist das Protokoll der gesamten Baustelle. Geführt wird es in der Regel von der Bauleitung: Bei Architekten gehört die Dokumentation des Bauablaufs, zum Beispiel in Form eines Bautagebuchs, zur Objektüberwachung nach HOAI (Leistungsphase 8). Es hält fest, wer wann auf der Baustelle war, wie das Wetter war, welche Anordnungen getroffen wurden und was den Ablauf gestört hat. Für den einzelnen Handwerksbetrieb ist das Bautagebuch meist ein fremdes Dokument – wichtig wird es, wenn es um Behinderungen oder Verzögerungen geht.
Der Bautagesbericht
Der Bautagesbericht ist das Gegenstück aus Sicht des ausführenden Betriebs: Wie viele Leute und Geräte waren im Einsatz, wie weit ist die Leistung, was hat behindert? Bei größeren Projekten und öffentlichen Auftraggebern verlangen Verträge häufig tägliche oder wöchentliche Bautagesberichte. Wer Behinderungen später geltend machen will, braucht zeitnahe Aufzeichnungen – der Bautagesbericht ist dafür das Werkzeug.
Der Rapportzettel
Der Rapportzettel – in der Schweiz Tagesrapport – ist das Alltagsdokument kleiner und mittlerer Betriebe. Er belegt einen konkreten Einsatz beim Kunden: Zeiten je Mitarbeiter, verbrauchtes Material, was gemacht wurde, und der Kunde unterschreibt. Aus ihm wird die Rechnung. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht gibt es nicht, aber ohne ihn lassen sich Aufwand und Material im Streit kaum beweisen. Für Arbeiten außerhalb des Angebots wird er zum Regiebericht; nach § 15 VOB/B sind dafür Stundenlohnzettel werktäglich oder wöchentlich einzureichen.
Was ein kleiner Betrieb wirklich braucht
- Immer: einen Rapport je Einsatz, vom Kunden unterschrieben. Er ist Rechnungsgrundlage und Beweis zugleich.
- Bei Zusatzarbeiten: den Rapport als Regiebericht kennzeichnen und notieren, wer die Arbeit angeordnet hat.
- Wenn der Vertrag es verlangt: zusätzlich Bautagesberichte – vor allem bei größeren Baustellen und öffentlichen Auftraggebern.
- Bei Störungen: Behinderungen sofort schriftlich anzeigen und mit Fotos belegen, nicht erst in der Schlussrechnung.
Hinweis: Diese Seite erklärt die Grundzüge und ersetzt keine Rechtsberatung. Was im Einzelfall gilt, hängt von Ihrem Vertrag ab.
Kann ein digitaler Rapport mehr als ein Dokument abdecken?
Teilweise. Mit Tagesrapport entsteht je Einsatz ein unterschriebenes PDF mit Zeiten, Material, Beschreibung, Art der Leistung (Auftrag oder Regie) und bis zu 12 Fotos. Damit sind Rapport und Regiebericht abgedeckt, und die Fotos dokumentieren den Leistungsstand. Ein Bautagebuch für die ganze Baustelle mit Wetter und allen Gewerken ist Tagesrapport bewusst nicht – das bleibt Sache der Bauleitung.
Häufige Fragen
Muss ein Handwerker ein Bautagebuch führen?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht für Handwerksbetriebe gibt es nicht. Das Bautagebuch führt in der Regel die Bauleitung. Der Betrieb kann aber vertraglich verpflichtet sein, Bautagesberichte zu liefern – schauen Sie in Ihren Vertrag.
Was ist der Unterschied zwischen Bautagesbericht und Rapportzettel?
Der Bautagesbericht beschreibt den Ablauf auf der Baustelle aus Sicht des Betriebs – Personal, Geräte, Leistungsstand, Behinderungen. Der Rapportzettel belegt einen konkreten Einsatz mit Zeiten und Material und ist Grundlage der Rechnung; der Kunde unterschreibt ihn.
Ersetzt der Rapportzettel den Lieferschein?
Nein. Der Lieferschein belegt, was geliefert wurde, der Rapport, was eingebaut oder verbraucht wurde. Bei Material, das direkt auf die Baustelle geliefert wird, brauchen Sie oft beides.
Wie lange sollte ich Rapporte und Bautagesberichte aufheben?
Mindestens so lange, wie Ansprüche aus dem Auftrag geltend gemacht werden können – bei Bauwerken läuft die Gewährleistung nach BGB fünf Jahre, nach VOB/B in der Regel vier Jahre ab Abnahme. Für Belege zur Rechnung gelten außerdem steuerliche Fristen; fragen Sie Ihr Steuerbüro.