Was ist ein Arbeitsbericht?
Ein Arbeitsbericht hält fest, was ein Betrieb beim Kunden geleistet hat: wer vor Ort war, von wann bis wann, welches Material verbraucht wurde und was genau gemacht wurde. Der Kunde bestätigt das mit seiner Unterschrift. Je nach Betrieb und Region heißt dasselbe Dokument auch Rapportzettel, Tagesrapport, Montagebericht oder Servicebericht. Werden Leistungen außerhalb des Angebots nach Aufwand abgerechnet, spricht man vom Regiebericht oder Stundenlohnzettel.
Arbeitsbericht, Stundenzettel, Bautagebuch – was ist was?
Die Begriffe werden oft durcheinander verwendet. Für die Praxis hilft die Frage, wofür das Dokument gebraucht wird:
| Dokument | Zweck | Bestätigt von | Geht an |
|---|---|---|---|
| Arbeitsbericht / Rapport | Leistung beim Kunden belegen, Grundlage der Rechnung | Auftraggeber | Büro, auf Wunsch Kunde |
| Regiebericht / Stundenlohnzettel | Arbeiten nach Aufwand außerhalb des Angebots belegen | Auftraggeber | Kunde zur Bestätigung, Büro |
| Stundenzettel / Zeiterfassung | Arbeitszeit des Mitarbeiters für Lohn und Arbeitszeitrecht | Mitarbeiter, Betrieb | Lohnbuchhaltung |
| Bautagebuch | Gesamten Bauablauf dokumentieren | Bauleitung | Bauakte, Bauherr |
Mehr zum Unterschied zwischen Bautagebuch, Bautagesbericht und Rapport lesen Sie unter Bautagebuch oder Rapportzettel.
Arbeitszeit ist ein eigenes Thema. Im Baugewerbe und in der Gebäudereinigung müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach § 17 Mindestlohngesetz spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages aufgezeichnet werden. Ein Arbeitsbericht enthält diese Angaben oft schon, ersetzt aber nicht automatisch Ihre Arbeitszeiterfassung. Klären Sie mit Ihrem Steuerbüro, was bei Ihnen genügt.
Was in einen guten Arbeitsbericht gehört
- Auftraggeber, Einsatzort, Auftragsnummer
- Datum und fortlaufende Berichtsnummer
- Mitarbeiter mit Beginn, Ende und Pause – Fahrzeit getrennt
- Material mit Menge und Einheit, möglichst aus Ihrer eigenen Artikelliste
- Beschreibung der Arbeit in ganzen Sätzen, die der Kunde versteht
- Art der Leistung: Auftrag oder Regie / Stundenlohn
- Offene Punkte für den nächsten Einsatz
- Fotos vom Ergebnis oder vom Zustand vorher
- Unterschrift des Auftraggebers mit Datum
Für den Anfang auf Papier gibt es unsere kostenlose Vorlage mit genau diesen Feldern.
Warum digital: Die Zeit geht im Büro verloren
Ein Arbeitsbericht auf Papier ist auf der Baustelle schnell ausgefüllt. Teuer wird er danach: Das Büro entziffert die Handschrift, tippt Stunden und Material ab, fragt beim Monteur nach und wartet auf Zettel, die im Transporter liegen. Bei 90 Berichten im Monat und zwölf Minuten Nacharbeit je Bericht sind das rund 18 Stunden Büroarbeit – jeden Monat. Mit dem Rechner auf der Startseite setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.
- Lesbar. Kein Entziffern, kein Nachfragen.
- Vollständig. Vor dem Senden zeigt die Vorschau den fertigen Bericht – Lücken fallen beim Kunden auf, nicht erst bei der Rechnung.
- Sofort da. Der Bericht ist eine Minute nach der Unterschrift im Büro-Postfach – auch wenn der Monteur erst am Freitag ins Büro kommt.
- Mit Beleg. Fotos und Unterschrift stehen im selben PDF, Datum und Uhrzeit inklusive.
So entsteht der digitale Arbeitsbericht mit Tagesrapport
- Auftrag und Zeiten: Kunde und Einsatzort, dann je Mitarbeiter von–bis oder Stundenzahl, auch mehrere Zeitblöcke am Tag. Die gesetzliche Pause rechnet die App selbst.
- Material antippen: aus Ihrer eigenen Materialliste, die einmal als CSV aus Ihrer Bürosoftware eingespielt wird.
- Arbeit beschreiben: Stichworte genügen, auch auf Italienisch, Russisch, Albanisch oder Englisch. Die KI macht daraus einen sauberen deutschen Text.
- Fotos und Unterschrift: bis zu 12 Fotos, Unterschrift des Auftraggebers mit dem Finger.
- Senden: Das PDF aus der Vorschau geht genau so an Ihr Büro. Ohne Netz wartet es und geht raus, sobald wieder Empfang da ist.
Für wen sich das lohnt – und für wen nicht
Tagesrapport ist für Betriebe gebaut, die mehrere Einsätze pro Woche haben, viel nach Aufwand abrechnen und deren Büro heute Zettel abtippt – typischerweise 2 bis 30 Leute draußen. Wer dagegen Plantafel, Angebot, Rechnung und Lager in einem System haben möchte, ist mit einer Komplettsoftware besser bedient. Tagesrapport macht bewusst nur den einen Schritt: aus der Arbeit beim Kunden wird ein fertiges, unterschriebenes PDF im Büro.
Häufige Fragen
Ist ein digitaler Arbeitsbericht genauso gültig wie einer auf Papier?
In aller Regel schreibt weder das Gesetz noch die VOB/B für Arbeitsberichte Papier vor; maßgeblich ist Ihr Vertrag. Die Unterschrift am iPad ist eine einfache elektronische Signatur. Wie beim Papierzettel kommt es im Streitfall darauf an, wie vollständig und nachvollziehbar der Bericht ist – und da helfen Fotos, Zeitpunkt und eine lesbare Beschreibung.
Wie lange muss ich Arbeitsberichte aufbewahren?
Das hängt davon ab, welche Funktion der Bericht in Ihrer Buchhaltung hat: Als Beleg zur Rechnung gelten in der Regel 8 Jahre, als Geschäftsbrief 6 Jahre. Fragen Sie im Zweifel Ihr Steuerbüro. Bei Tagesrapport liegt jeder Bericht als PDF dauerhaft in dem Postfach, das Sie festlegen.
Braucht jeder Mitarbeiter ein eigenes iPad?
Nein. Mehrere Mitarbeiter können auf einem Bericht stehen, ein Gerät je Team reicht. Die Anwendung läuft im Browser und lässt sich wie eine App auf den Startbildschirm legen.
Was kostet der digitale Arbeitsbericht?
9 € Grundgebühr plus 10 € je Mitarbeiter, der Berichte schreibt – ab 19 € im Monat, alle Preise netto. Die ersten 30 Tage sind kostenlos und unverbindlich; die einmalige Einrichtung (490 €) wird erst fällig, wenn Sie danach weitermachen.